Optura Erp Teknik Servis Ve Bakım Yönetimi

Optura ERP Teknik Servis Yönetimi, şirketinizin sektöründen (hizmet, ticaret veya üretim) bağımsız olarak tüm servis ve bakım süreçlerini sektör gerekliliklerine uygun şekilde uyarlar. Müşteri memnuniyetini en üst düzeye çıkarırken, size ve ekibinize büyük kolaylık sağlar.

1. TEMEL SERVİS YÖNETİMİ VE İŞLEVLERİ

Optura Servis Yönetimi Modülü, tüm servis durumuna ilişkin bilgileri merkezi olarak sunar.

Modülün Ana Yetenekleri

• Planlama ve Yönetim: Periyodik olarak tekrar eden servis aktivitelerinizi yönetebilir, düzenleyebilir ve işleyebilirsiniz.
• Arıza Bildirimi: Müşterileriniz arıza bildirimlerini en kolay şekilde iletebilir.
• Protokol ve Kayıt: Çalışanlarınız, servis adımlarına ilişkin bir protokol oluşturabilir ve kullanılan malzemeleri veya değiştirilen parçaları kaydedebilir.
• Kontrol Listeleri: İnteraktif kontrol listeleri ve anketler oluşturabilirsiniz.

Yerinde Servis ve Mobilite

Yazılımın genel teknolojik altyapısı, saha çalışmalarını destekler:

• Her Yerden Erişim: Çalışanlar, uygulamaya her yerden veya her kullanım alanından erişebilir, müşteriye özel bilgileri çağırabilir ve yedek parçalar ile malzeme tüketimi gibi servis verilerini kaydedebilir.
• Hızlı Faturalama: Sağlanan hizmetler için hemen bir protokol oluşturulmasına ve faturanın henüz müşteri tarafındayken düzenlenmesine olanak tanır.
• Seri Numarası Takibi: Cihazlar, makineler ve demirbaşlar için seri numarasına göre montaj ve demontaj özelliği mevcuttur.

2. SERVİS HİZMET SÜREÇ YÖNETİMİ

Servis hizmeti veren işletmelerin tüm ihtiyaçlarını karşılar, pratik ve hızlı kullanım sayesinde departman verimliliklerini artırır.

Kapsamlı Süreç ve Ekip Yönetimi

• Form ve Ekip Yönetimi: Farklı servis süreçlerinizi tanımlayarak sorumlu departmanları belirleyebilir, süreç değişikliklerini personelinize veya müşterinize e-posta veya SMS yolu ile bildirebilirsiniz. Tüm işlemler yazılım üzerinden takip edilir, kağıt form çıktılarından kurtulursunuz.
• Garanti ve Sözleşme: Seri numarası, garanti tarihi, önceki servis işlemleri, arızalı ürünlerle ilgili resimlerin kaydedilebilmesi, sözleşmeli müşteri takibi gibi özellikler sunar.
• Maliyet ve Karlılık: Yapılan işlemlerin ve kullanılan malzemelerin kaydedilip tek tuşla faturalandırılması ve karlılık analizlerinin yapılması sağlanır. Cari hesap ekstre detayında teknik servis işlemlerinin listelenmesi mümkündür.
  • Hizmetlerin Maliyetlendirilmesi, Faturalandırma, Prim ve Görev Takibi, Gelen/Satılan/İade Edilen ürün takibi ve Özel Değer Takibi yapılabilir.
• Yönetim Paneli: Servis Yönetim Paneli üzerinden açıktaki servisler, kapanan servisler, sözleşme sayıları gibi analizlere anında ulaşabilirsiniz.

Neden Servis Hizmet Yönetimi?

• Aktif Takip: İthalat ve ihracat, satış ve teslim, maliyet ve kar dâhil her süreci aktif olarak takip edebilirsiniz.
• Online ve Entegre: Tek sistem üzerinden online olarak işlemlerinizi yaparsınız. Entegre yapısı sayesinde ödeme ve kargo kontrollerinizi de anında gerçekleştirirsiniz.
• Personel Yönetimi: İstediğiniz sayıda teknik servis elemanını sisteme tanımlatabilir, servis elemanlarına servis formu veya görevlendirme atayabilir, prim takibi yapabilirsiniz.
• İnternet Satış Kontrolü: İnternet üzerinden satış yaparak bu satışlarınızın müşteriye ulaşıp ulaşmadığını teyit edebilir, stok alış – satış istatistiklerinizi edinebilirsiniz.

3. BAKIM YÖNETİMİ (ÖNLEYİCİ VE PLANLI)

Bakım Yönetimi, sistem kesintilerinin önlenmesi, makine kullanım sürelerinin uzatılması ve iş akışlarının güvenceye alınmasını sağlar.

Planlı ve Periyodik Bakım

• Bakım Nesnesi: Güncel kullanılan sistemler ve cihazlar ERP sisteminde bakım nesnesi olarak oluşturulur.
• Plan Oluşturma: Makine tipi ve periyodik bakım aralığı (haftalık, aylık veya yıllık) ERP Temel Veriler modülünde kaydedilir. Bu kayıtlar, her bir seri numarası için bakım planları oluşturulmasını sağlar.
• Otomasyon: Planlama işlemi kullanıcı tarafından yapılabileceği gibi otomatikleştirilmiş olarak düzenli periyotlarla da yapılabilir.
• İş Emri Dönüşümü: Oluşturulan bakım planları onaylanarak Bakım iş emrine dönüştürülebilir ve takip edilir. Onaylanmayan planlar bir sonraki planlama sürecinde tekrar önerilir.
• Bakım Onayı: Bakım emri gerçekleştirildikten sonra, uygulanan önlem (hangi sistem, süre, yedek parça) sisteme kaydedilir.

Arıza Durumu ve Yedek Parça Tedariki

• Arıza Onarımı: Beklenmeyen durma hallerinde şirketin çok hızlı şekilde tepki verebilmesi sağlanır. Telefonla gelen arızalar sisteme hemen kaydedilir.
• Hızlı İş Emri: Arıza mesajından yola çıkılarak, kayıtlı genel bilgiler temel alınarak bir bakım iş emri oluşturulur. Bakım için ihtiyaç duyulan süre ve yedek parçalara ilişkin bilgi sahibi olunur.
• Yedek Parça Tedariki: Bir sistem için düşünülebilecek tüm yedek parçalar ERP Ürün Ağaçları modülünde kaydedilir. Kullanılan bileşenler, onay zamanında ERP Stok Yönetimi modülü aracılığıyla otomatik olarak stoktan çıkartılır.
• Satın Alma Tetiklemesi: Eksik yedek parçaların tedariki için ERP Satın Alma modülünde, otomatik veya manuel olarak bir satın alma isteği işlemi başlatılır.

4. DEĞERLENDİRME VE ENTEGRASYON AVANTAJLARI

Analiz ve Maliyetlendirme

• Öngörülü Bakım: Bakım amacıyla toplanmış tüm bilgiler, gelecekteki bakım planlarının daha iyi yapılması için temel alınır.
• Masraf Kontrolü: Gerçekleştirilen bakım ve onarım çalışmaları için ERP Maliyet modülünde nihai maliyet hesaplamaları oluşturulabilir. Masraflar, geçerli saat ücreti oranları ile onay sırasında girilen süreler çarpılarak hesaplanır.
• Hata Analizi: İadeleri, hata nedenlerine göre analiz edebilir ve gerekli denetim önlemlerini zamanında alabilirsiniz.

Genel Sistem Entegrasyonu

ERP yazılımının tüm işlev alanlarıyla kusursuz entegrasyonu, verilerin güncel tutulmasını ve süreçlerin otomatik başlatılmasını sağlar.

• Veri Güncelliği: Sistemdeki diğer modüller ile herhangi bir arayüz gerekmeden bağlantı kurulabilmesi sayesinde veriler güncel tutulur.
• Planlama Zinciri: Ürün ağaçları, çalışma planları/işyerleri ve ana veriler ile ilgili modüllerde kaydedilen bilgiler, bakım planlamasının oluşturulması için bir veri temeli oluşturur.
• Satış ve Finans: Servis faturalarının oluşturulması sırasında, servis yönetiminin Satış (ERP Satış) ile entegre yapısı sayesinde adres, fiyat listeleri, çerçeve sözleşmeler gibi tüm satış bilgileri merkezi olarak kullanıma sunulur.

Seri Numarası Yönetimi: Kullanıcılar bir seri numarası ile ilgili tüm verilere (Satın alma, Satış, Malzeme, Üretim ve Servis geçmişi) kapsamlı bir genel bakış sağlayabilir.