Optura Erp: IOT Çözümleri

İşletmenizin operasyonları sırasında oluşan, tek başlarına bir anlam ifade etmeyen veriler, Optura ERP’nin İş Analitiği çözümleri sayesinde anlamlı ve faydalı bilgilere dönüşüyor.

1. İŞ ANALİTİĞİ VE İŞ ZEKASI (BI)

İş Analitiği, hem tüketici davranışlarını anlamak hem de kurumsal performansı değerlendirmek açısından kritik öneme sahip verilerin analiz edilerek raporlanmasını sağlar.

İş Analitiği Nedir ve Ne Kazandırır?

• Veriye Dayalı Karar: İşletmelerin topladığı tüm verilerin görselleştirilerek analiz edilmesini ve raporlanmasını sağlar.
• Esneklik ve Hız: İşletmeler, daha doğru bilgiler ve hızlı etki-tepki yeteneği sayesinde daha büyük bir esneklik kazanır.
• Güçlü Karar Mekanizmaları: Onlarca farklı kaynaktan elde edilen verileri hızla işleyerek kritik anlarda ihtiyaç duyulan bilgiyi anlık sunar.
• Bütçeleme: Portföyde veriye dayalı bütçeleme çözümü de yer alır. Bu, bütçe güvenilirliğini ve finansal sonuçları iyileştirir.
• Web ve Mobil Kullanım: Çözümler web ya da mobil uygulama üzerinden de kullanılabilir, bu sayede gelecek dönem planları daha güvenle yapılır.
• Kullanıcı Kitlesi: Orta ve büyük ölçekli işletmeler İş Analitiği çözümlerinden yararlanabilir.

Çözüm Seçiminde Dikkat Edilmesi Gerekenler

İş Analitiği çözümlerini seçerken sadece görselleştirmeye değil, şu yeteneklere odaklanmak gerekir:

• Ölçeklenebilirlik ve analiz kabiliyeti.
• Öngörüye dayalı çıkarımlar yapabilme becerileri.
• Veri güvenilirliğini ve güvenliğini sağlayabilmesi.
• Anlık verilere dayalı raporların kullanıcı dostu bir tasarımla sunulması.

Çevrimiçi Analitik İşleme (OLAP) / İş Zekası

Optura ERP, karar verme süreçleri için bilgiyi hızla aksiyona dönüştürür.

• Çok Boyutlu Bakış: Kritik verileri standart formatta yapılandırır ve çok boyutlu (yatay ve düşey eksenlerde çakıştırılarak) analitik sorgulama için kullanıcılara sunar. Bu sayede raporlara esneklik kazandırılır.
• Hızlı Bilgi Aktarımı: Modül, ticari faaliyet alanlarına ait büyük hacimli verileri dış kaynaklı veritabanlarında bulunan verilerle bütünleştirir.
• Görsel Destek: “Dashboard” gibi görselleştirme araçları kullanılarak karar verme süreçlerine kolay ve otomatik destek verilir.
• Kolay Raporlama: Dizayn edilmiş OLAP küpleri sayesinde her kullanıcı çok kısa sürelerde kolaylıkla rapor ve analizler hazırlayabilir.
• Dış Veri Kaynakları: ERP sistemine entegre olmasının yanı sıra, harici veri kaynaklarına entegrasyonu da temin eder ve karar verme süreçlerine katkıda bulunur.

2. DOKÜMAN VE BİLGİ YÖNETİMİ

Çalışma zamanının %30’u belge aramakla geçerken, Optura ERP Doküman Yönetimi Sistemi (DMS) ve Bilgi Yönetimi modülleri bu verimsizliği ortadan kaldırır.

Belge Yönetim Sistemi (DMS)

DMS, yüzlerce belge ve dosyanın bilgi akışını kontrol etmeye yardımcı olur. Tüm belgeler merkezde, kolaylıkla bulunabilecek bir yerde tutulur.

• Merkezi Arşivleme: Satış, satın alma, finansal muhasebe, ana veriler ve üretim olmak üzere toplam 33 belge türü desteklenir. İster taranan, ister dijital belgeler olsun, tüm belgeler merkezi olarak DMS’de saklanır.
• Hızlı Arama: Ana veriler, Satınalma, Satış ve e-postalar da dahil olmak üzere geniş bir yelpazede arama kriterlerinin yanı sıra, tam metin araması yapılabilir. Bir sipariş numarası gibi tek bir arama terimiyle tüm yazışmalar ve belgeler incelenebilir.
• Otomatik Entegrasyon: Belgeler bir sipariş, proje veya müşteriyle ilişkilendirilir. Otomatik arşivleme sırasında bile tüm makbuzlar ve belgeler ilgili işlem içerisinde saklanır.
• Yasal Uygunluk: Arşivlemenin tüm özellikleri güncel denetim ihtiyaçlarını karşılar, yasal gereksinimlere uygunluk ve sahtekarlığa karşı koruma sağlar. Revizyon korumalı arşivleme olanağı mevcuttur.
• E-Çözümler: Elektronik makbuz ve faturaları otomatikleştiren e-fatura veya e-kredilerin oluşturulmasını destekler. Basılı belgeler barkod yoluyla taranıp ERP’de oluşturulan işlere linklenir.

Bilgi Yönetim Sistemi

Bilgi Yönetim Sistemi modülü, sistemdeki verileri düzenleyerek Bilgi Yönetimi Veri Ambarı’na taşır ve modüller arası erişim imkanı sunar.

• Bilgi Ansiklopedisi: Verileri kataloglar ile kategorize ederek bir başlık altında toplayıp makaleler haline getirir. Örneğin malzeme kataloğu oluşturulup, malzemenin temel, üretim, satış/tedarik bilgileri bir arada gösterilebilir.
• Geri Bildirim Mekanizması: Kullanıcılar, sonuçlar üzerinde “beğenme”, “puan verme” veya “yorum yapma” olanağına sahiptirler. Bu geri bildirimler ışığında aramaların optimize edilmesi mümkündür.
• Revizyon Takibi: Bilgi Yönetimi Veri Ambarı’nda verilerin revizyon takibi de yapılmaktadır; eski versiyonlar için arama yapılabilir.
• Arama Kolaylığı: Tek bir sözcük ya da sözcük parçası ile Bilgi Yönetimi Veri Ambarı’nda arama yaparak istenilen bilgiye kolaylıkla ulaşılmasını sağlar.

3. İŞ SÜREÇLERİ YÖNETİMİ (BPM)

İş Süreçleri Yönetimi (BPM) modülü, şirketlerin değişime hızlı tepki verebilmeleri ve süreçlerini esnek bir şekilde yapılandırmaları için kritik öneme sahiptir.

Süreç Otomasyonu ve Bileşenleri

BPM, onay süreçlerinden (satınalma siparişleri, izin talepleri) iş isteği sistemlerine kadar karmaşık süreçleri karşılamak için kullanılır.

• Model ve Otomasyon: Şirkete özgü iş süreçlerini BPMN 2.0 standardına uygun bir şekilde grafiksel olarak eşleyebilir, bu süreçleri otomatikleştirebilir ve sistematik olarak izleyebilirsiniz.
• Verimlilik Artışı: Otomasyon sayesinde manuel işleme sırasında ortaya çıkan gereksiz gecikmeler ve hata riski büyük oranda önlenir.
• Bileşenler: Çözümün ERP’ye entegre edilmiş temel bileşenleri şunlardır:
  • BPM Tasarımcısı: İş akışlarını modelleyebileceğiniz ve yapılandırabileceğiniz grafiksel bir düzenleyicidir. Sezgisel (sürükle&bırak özellikli) kullanıma sahiptir.
  • İş Akışı Görüntüleyicisi: Bir sürecin o anda hangi aşamada olduğunu (aktif adımı vurgulayarak) gösterir.
  • İş Akışı Kullanıcı Kokpiti: Her süreç katılımcısı için bekleyen işleri bir araya getirir ve bu görevleri doğrudan işleme alma seçeneği sunar.

Süreç Denetimi ve Yönetimi

• Şeffaflık: BPM bileşenleri, aktif süreçlerin mevcut durumu ve bu süreçleri etkileyen yıkıcı faktörler hakkında kapsamlı bir genel bakış sunar. Bu, departman yöneticileri için darboğazları belirlemeye yardımcı olur.
• Rol Konsepti: Görevlerin ilgili hedefe yönelik olarak belirli kişilere, ekiplere veya birkaç departmana mantıklı şekilde dağıtılmasına olanak sağlar.
• Zamanaşımı Bağlantıları (Timeout-Links): Kullanıcı, ilgili görevden sorumlu kişiden tanımlanmış bir zamana kadar yanıt alamazsa görevin hangi vekil çalışana iletilmesi gerektiği belirlenebilir.

4. PROJE VE ÇEKİRDEK YÖNETİM MODÜLLERİ

Proje Yönetimi Modülü

Proje Yönetimi, entegre maliyet ve kaynak planlaması ile projelerin kapsamlı şekilde planlanmasına ve terminlenmesine olanak sağlar.

• Planlama: Proje yapı planı (PYP) bir tablo veya Gantt şeması şeklinde oluşturulur. Aktiviteler, bağımlılıklar, “milestone” noktaları ve kaynakların tanımı ayrıntılı olarak planlanır.
• Kontrol: Otomatik durum bildirimleri ve detaylı proje yapısını gösteren grafik görüntüsü sayesinde hızlı ve güvenilir bir kontrol gerçekleştirilebilir.
• Proje Temel Çizgisi: Anlık proje durumu ve ilerlemesine ilişkin bir genel bakış elde etmek için proje temel çizgisi (maliyet ve aktivite bazında) oluşturulabilir.
• Entegrasyon: Satış (oluşturma ve simülasyon), Satın Alma (tedarik verileri), Üretim (iş emri ve üretim planı izleme) modülleriyle entegre çalışır.
• Maliyet Hesaplaması: Planlanan maliyet hesaplamaları gerçekleştirilir. Teyit edilen aktiviteler için hedef masraflar ve fiili masraflar karşılaştırılır.
• Fatura Düzenleme: Aktivite giderleri, malzemeler, kaynaklar ve genel masraflar gibi proje kapsamındaki tüm maliyetler için fatura oluşturulabilir.

Kurumsal Yönetim Çözümleri

• Kurumsal Karneler: Şirketin vizyon ve stratejisinin, Dengeli Ölçüm Karnesi Tekniği (Balanced Scorecard) ile tutarlı performans ölçüsü haline dönüştürülerek ifade edildiği geniş kapsamlı bir çerçeve sunar.
• Kurumsal Risk Yönetimi: Kritik riskleri tanımlayan, olası etkilerini ölçen ve bütünleştirici risk yönetimi uygulamalarını hayata geçiren sistemli bir prosestir. COSO ve ISO 31000 standartlarına uyumlu olarak oluşturulmuştur.

5. OPTURA ERP ENTEGRASYON VE ALTYAPI

Elektronik Veri Alışverişi (EDI)

EDI modülü, sistemin geneline entegre yapısıyla, veriler için elektronik veri alışverişini ve sistem/şirket sınırlarını aşan veri aktarımını garanti eder.

• Entegre Süreç İş Akışı: Süreçlerin tanımlanması ile birlikte (örn: asgari depo miktarı altına düşme) elektronik veri alışverişi otomatik başlatılır (örn: otomatik satın alma siparişi oluşturma). Bu gibi durumlarda manuel bir müdahaleye gerek kalmaz.
• Serbest Protokol Tanımlama: Standart protokoller dışında kalan, işletmeye özel durumlar için serbest protokol tanımlama olanağı mevcuttur (XML, CSV, Excel vb.).

Temel Yapı ve Modüller

ERP Temel Yapı modülü, sistemin kişisel ihtiyaçlara uygun olarak, son derece rahat bir şekilde uyarlanmasını sağlar.

• Temel Yapı: Ana veriler, sistem yönetimi araçları, kontrol tabloları, geliştirme araçları ve iş akışı mekanizmaları sayesinde sistemin uyarlanmasını sağlar.
• Tedarik: Malzeme tedarikini otomatikleştirir, tedarikçi ilişkilerini optimize eder ve destekler. Sözleşmeler ve entegre fatura kontrolü gibi özellikler sunar.
• Ürün Tasarımı: Ürün ağaçları verimli bir şekilde yönetilebilir. Rotalar, üretim ve montaj adımları için ön tanım sağlar.
• Malzeme Yönetimi: Gerekli malzemeler hakkında güvenilir bilgiler sağlar, zaman ve maliyet özellikleri dikkate alınarak stok yönetimi gerçekleştirir.